Qu’est-ce qu’une charge locative ?

Les charges locatives, appelées aussi charges récupérables, représentent les dépenses dues par le locataire pour couvrir les frais occasionnés par l’occupation d’une maison ou d’un appartement. Il s’agit essentiellement des frais liés aux parties communes (immeuble en copropriété, parc résidentiel), à l’énergie consommée (eau chaude, eau froide) et l’usage de services (gardiennage, nettoyage, ramassage des ordures ménagères).

Ces frais sont ajoutés au montant du loyer (loyer hors charges). Ils sont initialement payés par le propriétaire, qui les répercute ensuite sur le montant du loyer payé par le locataire.

Notez que les logements individuels ne sont pas exclus : les charges locatives mensuelles existent, mais sont souvent moindres.

Les dégâts ou sinistres ne sont pas compris dans les charges locatives. Seule l’assurance habitation souscrite par le locataire peut les couvrir.

La répartition des charges entre le propriétaire et le locataire

Les charges associées à l’occupation d’un logement sont réparties sur différents postes de dépenses. Propriétaire et locataire partagent ces frais selon leurs natures.

Les charges locatives à payer par le locataire

Outre l’entretien courant et les réparations locatives à la charge du locataire liés à l’usage, qui sont précisés dans le contrat de bail, et la souscription obligatoire à une assurance locative, le locataire doit aussi payer certaines charges. Une liste exhaustive des charges locatives a été établie par décret. On peut citer trois grandes catégories :

• Les dépenses des services liées au logement et à l’usage de l’immeuble : consommation d’eau froide et chaude, réparations des fuites sur joints, chauffage ;

• Les frais d’entretien et de petites réparations dans les parties communes (intérieures et extérieures) : produits d’entretien, électricité, appareils ménagers, partie du salaire d’un employé, entretien du jardin, ascenseur (entretien, exploitation, nettoyage, réparations - le contrôle technique qui doit être réalisé tous les 5 ans reste à la charge du propriétaire) ;

• Les taxes et redevances (enlèvement des ordures ménagères, balayage et redevance assainissement).

Pour les maisons individuelles, les charges locatives se limitent généralement à la Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM). Mais s’il s’agit d’une résidence, il peut exister un service de vidéo surveillance, d’entretien du domaine, d’éclairage, etc.

Les charges locatives à payer par le propriétaire

Si le propriétaire d’un logement peut récupérer certaines dépenses, les charges récupérables, il doit aussi s’acquitter de certains frais engendrés par l’occupation de son logement tels que :

• Les travaux d’entretien et les réparations du bâtiment (remplacement de la toiture, création d’espaces verts ou dépenses de ravalement), le remplacement des équipements vétustes, comme les fenêtres ou les radiateurs. Il est aussi responsable des travaux de raccordement à l’égout ou les mises aux normes ;

• L’installation ou le remplacement des équipements des parties communes (boîtes aux lettres, digicode...), des peintures des couloirs, de la réparation de l’ascenseur, etc. ;

• Les frais de gestion de la copropriété et les honoraires du syndic, la taxe foncière ainsi que la part des salaires des personnes de services qui n’est pas incluse dans les charges du locataire.

Chaque année, le syndicat de copropriété calcule les charges courantes par poste et établit un budget prévisionnel. Le propriétaire doit ensuite répartir les frais entre les charges récupérables auprès de son locataire et ses propres charges en fonction d’une liste exhaustive établie par la loi.

La régularisation des charges locatives par le propriétaire

Deux options sont possibles pour redistribuer certaines charges au locataire.

Les charges forfaitaires

Les charges forfaitaires représentent une somme fixe, mentionnée dans le contrat de bail. La loi précise bien « ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou, le cas échéant, le précédent locataire se serait acquitté » (loi du 6 juillet 1989).

Une fois fixées et mentionnées dans le contrat de bail, les charges forfaitaires ne peuvent pas être ajustées par la suite en fonction des charges réellement payées. Cela peut être un inconvénient, ou devenir un avantage si le propriétaire anticipe correctement les futures dépenses.

Un forfait de charges peut être adopté pour les locations meublées et les colocations (non mariés, non pacsés), que la location soit vide ou meublée.

Pour les locations vides proposées à un locataire unique (ou un couple ou une famille) vous ne pouvez malheureusement pas appliquer le forfait de charges. Seules les provisions sur charges sont possibles.

Les provisions pour charges

Il s’agit d’une somme payée chaque mois par le locataire et qui sera régularisée en fin d’année en fonction des dépenses réelles. Elle demande donc une régularisation annuelle. Le propriétaire doit justifier les dépenses par poste grâce au décompte individuel de charges annuel qui précise la répartition.

Ce système de récupération des charges peut être appliqué à toutes les locations : vides ou meublées, avec locataire unique ou en colocation (non mariés, non pacsés).

L’avantage de ce système est de pouvoir répercuter des charges soudainement élevées qui ne sont pas toujours prévisibles au moment de la signature du bail de location.

Le calcul des charges locatives

Pour calculer les charges locatives, le bailleur se base sur les dépenses occasionnées lors des années précédentes.

• Provisions pour charges : le bailleur utilise le décompte envoyé tous les ans aux copropriétaires qui liste de manière très détaillée l’ensemble des charges de l’immeuble selon leur type et leur montant, et précise la quote-part suivant les tantièmes de chaque logement. Les charges récupérables s’élèvent en moyenne à 70 - 80 % des charges de copropriété, auxquelles il faut rajouter la Taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

• Charges forfaitaires : il est sans doute plus judicieux de se référer aux dépenses réalisées sur plusieurs années, et d’anticiper celles à venir pour ne pas avoir de mauvaises surprises en sous-estimant le montant de ces charges locatives en cas de gros travaux. Souvenez-vous, les charges forfaitaires ne peuvent être régularisées.
  

La réévaluation annuelle des charges locatives

Chaque année, les frais engagés pour une habitation (ravalement, réfection d’un toit, peinture, changement de l’interphone) varient et les dépenses ne sont bien évidemment pas du même montant. Alors comment procéder chaque année à la réévaluation des charges locatives qui ont été réglées sous forme de provisions ?

Pour les logements en copropriété, il s’agit de comparer le total des provisions déjà versées par le locataire avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l’année. Si les provisions sont supérieures aux dépenses, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Si c’est l’inverse, le bailleur demande un complément. Le bailleur se base sur l’arrêté des comptes de copropriété envoyé chaque année par le syndicat de copropriété, et sur son avis de taxe foncière pour connaître le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

S’il ne s’agit pas d’une copropriété, alors le propriétaire doit lui-même calculer le montant réel des frais selon les différentes factures.

Lors de la régularisation, le propriétaire doit pouvoir apporter les justificatifs des dépenses et de leur montant. En cas de régularisation tardive, le propriétaire dispose de trois ans après le départ du locataire pour réclamer le paiement des charges. Ce délai est aussi valable pour le locataire qui veut récupérer un trop versé.

FAQ – Vos questions sur les charges locatives

Retrouvez les réponses aux questions que vous vous posez sur les charges locatives.

Quand a lieu la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges locatives doit se faire annuellement, mais aucune date précise n’est stipulée par la loi. Si le logement est en copropriété, il est préférable d’envoyer le décompte des charges à votre locataire dès réception du relevé annuel des charges de copropriété puis de procéder à la régularisation. Si c’est un logement individuel, vous pouvez le faire en début d’année par exemple.

Puis-je contester le montant des charges locatives ?

Il est possible de contester le montant des charges locatives en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception à votre propriétaire. Vous devez spécifier la raison de votre désaccord en la justifiant. D’autre part, vérifiez que la régularisation des charges locatives n’est pas prescrite. En effet, un propriétaire a 3 ans pour récupérer les charges locatives (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Si vous avez souscrit une garantie protection juridique, des experts peuvent vous aider dans vos démarches.

Le propriétaire doit-il me fournir le détail de mes charges locatives ?

Le propriétaire doit en effet vous fournir un document précisant le détail des montants des charges récupérables par poste. Il doit vous le faire parvenir 1 mois avant la date de régularisation prévue. Ce décompte établit un total des provisions perçues et des dépenses effectivement engagées durant l’année écoulée. Le propriétaire doit aussi mettre à votre disposition durant 6 mois toutes les pièces justificatives.