Une pratique de plus en plus courante

Avec les confinements successifs, la pratique du télétravail s’est renforcée dans les entreprises. Jusqu’à, pour certaines, devenir la norme. Selon le rapport de l’Anact « Télétravail de crise en 2021 : quelles évolutions ? Quels impacts ? »⁽¹⁾, 96 % des répondants souhaitent poursuivre le télétravail à l’issue de la crise, dont 36 % à 3 jours et plus par semaine.

Mais si le télétravail a des avantages (motivation, productivité, bien-être, etc.), il comporte aussi des risques : professionnels, psychosociaux, cyber... D’où l’importance de baliser le travail à distance afin d’en optimiser les modalités, d’obtenir l’adhésion de vos salariés et de les protéger, de garder le contrôle sur votre organisation et les données traitées. Pour, in fine, assurer la pérennité de votre activité.

Télétravail : l’accord conclu avec les partenaires sociaux

Un accord national interprofessionnel (ANI) « pour une mise en œuvre réussie du télétravail » a été conclu le 26 novembre 2020 par les organisations patronales et les organisations syndicales⁽²⁾, afin de compléter et clarifier les règles applicables. Faisant office de référentiel pour les entreprises, cet accord permet de donner un nouveau cadre légal et une définition précise concernant ses modalités de mise en œuvre dans les entreprises.

Selon le texte, le télétravail « désigne toute forme d’organisation dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué à l’extérieur, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication. Il peut s’exercer au lieu d’habitation du salarié ou dans un tiers-lieu, de façon régulière ou occasionnelle, ainsi qu’en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure »⁽³⁾.

Définir les règles du télétravail

Pour vous prémunir de toute difficulté, mieux vaut donc définir précisément l’organisation du travail, en mettant en place les règles que devront respecter votre entreprise comme vos salariés.

Éligibilité des postes, dialogue social et double volontariat

Il vous appartient, en tant qu’employeur, de déterminer qui est éligible ou non au télétravail, de par la nature du poste et de l’activité de chacun.

Cette évaluation d’éligibilité des postes doit faire l’objet d’un dialogue social, afin de permettre une mise en place efficiente et pérenne du travail à distance. En outre, selon l’accord de l’ANI⁽³⁾, « hors circonstances exceptionnelles », cette pratique revêt un « caractère volontaire pour les salariés et l’employeur ». Ainsi, dès lors qu’un salarié informe votre entreprise de sa volonté de passer au télétravail, vous pouvez accepter ou refuser sa demande. En cas d’accord collectif ou de charte, il vous incombe toutefois de motiver votre refus, en démontrant que le profil du poste empêche la mise en place du télétravail : présence physique indispensable à l’activité de l’entreprise, tâches incompatibles, confidentialité...

Cadrer les horaires et le droit à la déconnexion

Pour encadrer réellement le télétravail, vous devez aussi vous concerter avec vos salariés pour définir un rythme et fixer une alternance entre jours passés au bureau et à distance. En dehors de circonstances exceptionnelles, l’accord de l’ANI⁽³⁾ souligne en effet « l’importance d’équilibrer le temps de télétravail et le temps de travail sur site », afin de garantir la préservation du lien social et de limiter l’émergence de difficultés organisationnelles.

Il vous faut également définir les horaires du télétravail et la charge de travail de chacun. Selon l’accord de l’ANI⁽³⁾, la durée du travail du salarié doit être « identique sur site ou en télétravail ». Et si vous avez la possibilité de contrôler le temps de travail de vos salariés, vous devez fixer avec eux, au cas par cas, les plages horaires auxquelles ils doivent être joignables. Ainsi, la mise en place du télétravail prend en compte le droit à la déconnexion, lequel doit « faire l’objet d’un accord ou d’une charte traitant de ses modalités de mise en œuvre ».

L’indemnisation des frais professionnels

Ne négligez pas non plus la question de l’indemnisation des dépenses engagées par vos collaborateurs pour les besoins de leur travail à distance. L’accord de l’ANI⁽³⁾ indique en effet que « le principe, selon lequel les frais engagés par un salarié doivent être supportés par l’employeur, s’applique à l’ensemble des situations de travail ». Il peut s’agir de la connexion Internet du salarié, de l’achat d’une webcam, d’un ordinateur ou d’une imprimante. Le choix des modalités de prise en charge des frais professionnels peut être un sujet de dialogue social en interne.

Formaliser les règles par écrit

Une fois les règles définies, il convient de les inscrire dans un support. Dans leur accord, les partenaires sociaux rappellent l’obligation pour l’employeur d’encadrer le télétravail à travers :

• Un accord collectif ou un accord d’entreprise avec les syndicats.

• Une charte du télétravail, prise par décision unilatérale. Sa mise en place n’est possible que si votre entreprise a engagé des négociations en vue d’un accord collectif et qu’elles ont échoué. En outre, le Comité Social et Économique (CSE) doit impérativement être consulté, même si vous n’êtes pas obligé de suivre son avis.

• Un accord « de gré à gré » avec le salarié. Le télétravail peut être mis en place individuellement, dans le cadre d’un avenant au contrat de travail. Chaque modalité de prise en charge et de mise en œuvre peut alors être définie au cas par cas. Vous êtes comme le salarié tenus par contrat de respecter ces règles, sans pouvoir y déroger. Par exemple, vous ne pouvez pas changer le jour de télétravail de votre collaborateur, sauf si vous en obtenez l’accord.

Pour éviter les risques de dérives et vous prémunir de tout contentieux, il est fortement conseillé d’exclure tout accord oral avec un salarié. En effet, en l’absence de cadre et de formalisation écrite, votre entreprise ne bénéficie d’aucune protection face aux risques encourus (juridiques, assurantiels, économiques…) liés au travail à distance.

Sécurité, santé et accidents du travail : quelle protection pour les salariés travaillant à distance ?

« Malgré les difficultés de mise en œuvre pratique, le télétravail est une modalité d’exécution du contrat de travail », rappelle l’accord national interprofessionnel⁽³⁾. Ainsi, la « présomption d’imputabilité relative aux accidents de travail » s’applique aussi à distance.

Au sens de l'article L.411-1 du Code de la Sécurité sociale, un accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

En tant qu’employeur, vous devez donc respecter votre devoir de protection des salariés, même si vous ne pouvez pas « avoir une complète maîtrise du lieu » dans lequel le travail à distance s’exerce. Il incombe à votre entreprise d’évaluer et de prévenir les risques professionnels liés à l’éloignement du salarié de la communauté de travail, y compris psychosociaux (art. L. 4121-3 du code du Travail), et de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale de vos salariés.

Assurer la sécurité et la santé physique de vos salariés

Il vous faut cadrer le(s) lieu(x) où s’effectuera le travail à distance : à domicile, dans une bibliothèque, ou dans un espace de coworking, par exemple. Si votre charte ou votre accord collectif le prévoit, un salarié peut décider de travailler à l’extérieur à condition de vous prévenir et que vous autorisiez ses déplacements. Si l’un de vos salariés est victime d’un accident sur son trajet domicile-travail ou lors d’un déplacement dont vous avez connaissance, cet événement peut être qualifié d’accident du travail et pourra être couvert par l’assurance accident du travail et maladie professionnelles.

Les conditions matérielles à définir à domicile sont aussi liées au « poste de travail » aménagé : chaise, bureau, ordinateur, tapis de souris, etc. L’ergonomie qui est pensée et étudiée dans les locaux de votre entreprise doit aussi l’être chez vos salariés. Sans quoi ces derniers pourraient développer des troubles musculosquelettiques (TMS), notamment à cause d’une mauvaise posture. Car si un collaborateur peut être victime d’un accident du travail dans les locaux de votre entreprise, il peut l’être tout autant chez lui. Et vous serez tout aussi responsable des conditions de travail et de sécurité du télétravailleur.

Ne faites pas l'impasse non plus sur l'assurance télétravail, à savoir si son équipement professionnel est couvert ou pas par son assurance multirisque habitation. Le cas échéant, trouver une solution avec votre salarié pour protéger ce matériel contre le vol ou d'autres éventuels dommages.

Prévenir les risques psychosociaux et/ou addictifs

De plus en plus, vos salariés doivent composer avec une organisation de travail bousculée et propice au développement des risques psychosociaux (RPS) et/ou d’addictions comportementales, qu’il convient également de prévenir.

Certaines situations particulièrement anxiogènes sont de nature à fragiliser la santé psychique des individus. L’angoisse liée à l’épidémie, la perte de repères et le changement d’habitudes liés au télétravail (surcharge de travail, sentiment d’isolement, hyper connexion et dépendance aux outils technologiques, etc.) peuvent produire, selon la situation de chacun, une altération du moral, des troubles du sommeil, du stress, de l’anxiété....⁽⁴⁾. Et accentuer les risques de pratiques addictives⁽⁵⁾, plus fréquentes à domicile que dans les locaux de l’entreprise : surexposition aux écrans, hyper connexion sur les réseaux sociaux, augmentation de la consommation de tabac, d’alcool, de cannabis, d’anxiolytiques, etc.

L’exposition à ces risques de travail peut avoir non seulement des conséquences sur la santé de vos salariés – notamment en termes de maladies cardio-vasculaires, de troubles musculo-squelettiques (TMS), de troubles anxio-dépressifs et d’épuisement professionnel (burn-out) –, mais aussi sur le fonctionnement de votre entreprise : augmentation des accidents, turnover, démotivation des équipes... Des situations qui peuvent nuire à la productivité et aux résultats de votre entreprise.

Pour assurer le maintien de l’activité de l’entreprise, il apparaît nécessaire de construire un plan de prévention en concertation avec les salariés, les encadrants, les Instances représentatives du personnel (IRP) et la médecine du travail. Vous pourrez ainsi mieux appréhender les difficultés et agir sur les facteurs de risques psychosociaux et addictifs induits par le télétravail.

Télétravail et cyber sécurité : quel impact pour votre entreprise ?

Avec la généralisation du télétravail, les risques en matière de cyber sécurité sont également de plus en plus importants : vol ou destruction de données confidentielles (fichiers clients, informations RH, projet en cours de développement, etc.), blocage de réseau, paralysie des systèmes d’information... Et les formes des cyber attaques multiples : déni de service distribué, rançongiciel, hameçonnage… Se protéger des cyber risques n’est plus une option pour les entreprises, encore moins avec le travail à distance. Il en va de la pérennité de votre société et de sa réputation.

Pour sécuriser votre activité à distance, il est essentiel de réguler l’usage de vos outils numériques et d’y sensibiliser vos salariés en adoptant quelques mesures de précaution :

• Identifier où se trouvent les données sensibles en déterminant quels salariés qui y ont accès.

• Évitez autant que possible d’utiliser des ordinateurs personnels. Connectés au réseau de l’entreprise, ils peuvent être infectés par des fichiers ou des applications malveillants.

• Si vous ne pouvez pas mettre à disposition des ordinateurs portables pour l’ensemble de vos équipes, n’hésitez pas à les laisser partir avec leur ordinateur de bureau. Le terminal de connexion y est correctement configuré et tous les outils nécessaires y sont installés.

• Si vos salariés n’ont pas d’autres choix que de travailler chez eux avec leur propre ordinateur, invitez-les à faire le tour des programmes installés, à réaliser un maximum de tri et à créer une session dédiée à l’usage professionnel.

• Sécuriser la connexion Internet. Il est possible que la box Internet de vos salariés soit ouverte à des applications ou autres programmes malveillants, sans qu’ils ne le sachent. À partir d’une interface dédiée, il est possible de changer le mot de passe pour sécuriser davantage le réseau domestique, mais aussi de définir quels sont les appareils qui peuvent s’y connecter.

• Rappelez à vos collaborateurs quelques bonnes pratiques à respecter : ne pas ouvrir des e-mails d’expéditeurs qu’ils ne connaissent pas, ne pas cliquer sur des liens suspects, etc.

• Déployez des outils simples, efficaces et sécurisés pour échanger des fichiers. Cela évitera à vos salariés d’avoir recours, pour les transférer, à des outils externes que vous ne maîtrisez pas.