Protection des données personnelles : pourquoi et comment se mettre en conformité avec le RGPD ?

Données personnelles et RGPD : de quoi s’agit-il ?

Toute information se rapportant à une personne physique, identifiée ou identifiable, est une donnée personnelle. Une personne peut être identifiée :

• directement, par exemple par son nom et son prénom ;
• indirectement, par un identifiant (n° de client, n° de téléphone, n° de Sécurité sociale), une donnée biométrique, des éléments spécifiques à son identité physique, génétique… ou le croisement de plusieurs données (adresse postale, date de naissance, etc.)⁽¹⁾.

Les données personnelles peuvent avoir un caractère sensible, comme c’est le cas lorsqu’il s’agit de données relatives à la santé d’une personne par exemple. Les données personnelles traitées par les entreprises peuvent être celles de clients et prospects, mais aussi celles de salariés et fournisseurs.

Un traitement de données personnelles est une opération, ou un ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé : collecte, enregistrement, organisation, conservation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission, diffusion, effacement...

Afin de garantir le respect de la vie privée des personnes, les données personnelles font l'objet d'une protection particulière par la loi.

Ce que dit le RGPD

L’entrée en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) le 25 mai 2018 a renforcé les obligations en matière de protection des données personnelles. Tous les organismes (privés et publics) doivent mettre en place une organisation adaptée à leur taille et aux risques liés aux traitements des données personnelles qu’ils mettent en œuvre. Ces risques sont évalués en fonction des traitements réalisés, du volume des données personnelles traitées ou encore de leur sensibilité.

Le RGPD, qui harmonise au niveau européen la réglementation sur la protection des données personnelles, a pour objectif de protéger les personnes physiques du traitement excessif de leurs données personnelles, en particulier contre la collecte de leurs données à leur insu.

Chef d’entreprise, le RGPD s’applique ainsi dès lors que⁽¹⁾ :

• votre entreprise, établie sur le territoire de l’Union Européenne, met en œuvre un traitement de données personnelles pour son propre compte et en définit les objectifs et les moyens ;
• votre entreprise, établie sur le territoire de l’Union Européenne, réalise un traitement de données à caractère personnel pour le compte d’un autre organisme, en qualité de sous-traitant au sens du RGPD ;
• votre entreprise fait appel à un sous-traitant établi sur le territoire de l’UE pour traiter des données personnelles  au nom et pour le compte de votre entreprise ;
• les activités de traitement sont liées à une offre de biens ou de services à destination de personnes situées sur le territoire de l’UE ou au suivi du comportement de personnes situées sur le territoire de l’UE, si votre responsable du traitement de données ou votre sous-traitant ne sont pas établis sur le territoire de l’UE.

Conformité : quelles sont vos obligations au titre du RGPD ?

Qu’elle agisse en qualité de responsable de traitement ou de sous-traitant, votre entreprise est soumise à une obligation de protection des données personnelles qu’elle traite.

Pour vous mettre en conformité avec le RGPD, vous devez mettre en œuvre une organisation adaptée à la taille de votre entreprise et à la sensibilité des données personnelles traitées. Il vous incombe notamment de :

• Mettre en place une gouvernance et désigner un Délégué à la Protection des données (DPD) ou Data Protection Officer (DPO), si vous traitez des données sensibles ou si votre activité vous amène à réaliser un suivi régulier et systématique des personnes à grande échelle. Quand bien même ce ne serait pas le cas de votre entreprise, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) recommande fortement la désignation d'un DPO.
• Identifier précisément les objectifs à atteindre (également appelés finalités) et ne collecter que les données strictement nécessaires à l’atteinte de ces objectifs.
• Tenir un registre listant les traitements de données et permettant de démontrer votre conformité au RGPD. Ce registre doit recenser, entre autres : les objectifs poursuivis par chaque traitement ; les catégories de personnes concernées et de données utilisées ainsi que les destinataires des données (à qui les données sont communiquées) ; les durées de conservation de ces données ; les mesures de sécurité nécessaires et mises en place, le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’EEE (Espace Économique Européen) ou à une organisation internationale.
• Faire régulièrement le tri dans les données que vous traitez selon leur pertinence, leur nature, les personnes y ayant accès, la nécessité de les conserver, et procéder à leur purge lorsque les durées de conservation prévues sont arrivées à échéance…  Il s’agit de ne collecter que les données strictement nécessaires aux finalités déterminées.
• Toujours respecter les droits des personnes concernées par le traitement de données personnelles, en les informant notamment des modalités de traitement de leurs données (mentions d’informations) et en leur permettant d’exercer le plus simplement possible leurs droits (d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, à la portabilité et à la limitation, en prévoyant notamment une adresse de contact permettant de recueillir ces demandes).
• Sécuriser les données par la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des données traitées et des risques pesant sur les personnes en cas d’incident : charte informatique ; protection de votre site Internet, de vos comptes et profils utilisateurs ; mise en place et gestion des habilitations d’accès et de traitement des données ; procédures de sauvegardes régulières et de récupération des données, sécurisation physique des données contenues dans des documents papier…
• Prendre en compte les enjeux liés à la protection des données, via notamment l’application de ces principes, dès la phase de conception du produit ou du service et par défaut, assurer un niveau de protection des données personnelles adapté au risque.

Les risques encourus par votre entreprise

En cas de non-conformité au RGPD

En cas de manquement aux obligations du RGPD dans le cadre de votre activité, la CNIL peut prononcer l’une ou plusieurs des mesures suivantes :

• Un rappel à l'ordre ;
• Une injonction de se mettre en conformité. Cette injonction peut être assortie d'une astreinte dont le montant est plafonné à 100 000 € par jour de retard⁽²⁾ ;
• Une amende administrative de 20 000 € maximum pour les affaires ne présentant pas de difficulté (procédure de sanction dite simplifiée)
• Une amende administrative pouvant s’élever jusqu’à 20 millions d’euros ou 4% de votre chiffre d’affaires annuel mondial pour les infractions les plus graves ;
• La sanction prononcée peut être rendue publique sur le site de la CNIL et sur légifrance.gouv.fr ;
• Une limitation temporaire ou définitive du traitement des données, son interdiction ou le retrait d'une autorisation ;
• Le retrait d'une certification ;
• La suspension des flux de données adressées à un destinataire situé dans un pays tiers ou à une organisation internationale ;
• Une suspension partielle ou totale de la décision d'approbation des règles d'entreprise contraignantes (BCR).

Au-delà, votre entreprise risque également :

• Une sanction pénale pouvant atteindre 1,5 million d’euros (pour les personnes morales)⁽³⁾.
• Le mécontentement des personnes concernées (clients, salariés, fournisseurs…) : de manière générale, elles sont de plus en plus sensibilisées sur les traitements de leurs données personnelles et les risques qu’ils peuvent engendrer pour leurs droits et libertés. Elles n’hésitent plus à interroger les organismes sur la manière dont sont traitées leurs données personnelles et à exprimer publiquement leur mécontentement, voire à saisir la CNIL.
• Un préjudice d’atteinte à l’image et à la réputation : l’image d’une entreprise ne respectant pas ses obligations en matière de protection des données personnelles peut être fortement entachée dans l’espace public (médias, réseaux sociaux…).

En cas de violation des données personnelles suite à une cyberattaque

Votre entreprise est victime d’une cyberattaque et des données personnelles ont été détruites, perdues, altérées, volées ou divulguées ? Cet incident constitue une « violation de données ».

Si cette violation est susceptible de présenter un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, vous devez la signaler à la CNIL dans les 72 h. En cas de risques élevés pour ces personnes, vous devez également les en informer.

L’impact d'une attaque cyber peut s’avérer extrêmement préjudiciable. La Responsabilité Civile de votre entreprise peut être engagée en cas de « faille de sécurité » entraînant la destruction, la perte, la modification indue ou falsification, la divulgation ou l’accès non-autorisé à des données à caractère personnel lors de leur traitement. Toute personne ayant subi un dommage matériel, une perte financière et/ou un préjudice moral du fait d’une atteinte à ses données personnelles peut vous demander un dédommagement au titre de la Responsabilité Civile de votre entreprise.

Outre cette mise en cause, une cyberattaque avec violation de données personnelles peut fortement impacter l’image et la réputation de votre entreprise, occasionner une perte de chiffre d’affaires conséquente et de forts préjudices économiques pouvant aller jusqu'à l'arrêt total de votre activité. Une perte de la valeur patrimoniale et un risque accru de défaillance sont également à craindre.

Infractions à la réglementation « Informatique et Libertés » : quels risques pour le dirigeant ?

Que vous soyez à la tête d'une start-up ou d'une société plus établie, vous êtes, en tant que dirigeant, soumis à un ensemble d'obligations légales. La protection des données personnelles et la conformité au RGPD en font partie, quelle que soit la taille de votre entreprise : vous êtes garant de la mise en œuvre des mesures nécessaires pour respecter ces exigences légales. En cas de non-respect de vos obligations vis-à-vis du RGPD, votre Responsabilité Civile personnelle peut être recherchée pour faute de gestion.

Ainsi, l’absence de mise en place d’une organisation structurée et rigoureuse en matière de cybersécurité, le défaut d’anticipation des risques numériques, ou encore l’insuffisance des mesures de protection des données sensibles malgré des alertes répétées, peuvent être qualifiés de faute de gestion. De tels manquements sont susceptibles d’engager la responsabilité civile personnelle du dirigeant, dès lors qu’ils traduisent une carence dans l’exécution diligente de ses fonctions.

Non seulement votre Responsabilité Civile peut être engagée mais également votre Responsabilité Pénale, dès lors que vous commettez un non-respect ou une violation du RGPD dans l'exercice de vos fonctions, que ces derniers relèvent de :

• Une infraction non intentionnelle, c’est-à-dire résultant d’une négligence ou d’une imprudence : un défaut de surveillance, entraînant une fuite de données majeure, peut engager votre responsabilité pénale, même si vous n’aviez pas l'intention de provoquer un dommage. Un juge peut présumer que vous avez été négligeant dans votre devoir de supervision des salariés.
• La responsabilité du fait d'autrui : votre Responsabilité Pénale peut être engagée même si vous n'avez pas personnellement participé à l'infraction. Le simple fait qu'une infraction ait été commise au sein de votre entreprise peut suffire à engager votre responsabilité, sauf si vous parvenez à démontrer avoir pris toutes les mesures nécessaires pour l'éviter.

Il revient au juge d’apprécier si le comportement du dirigeant constitue une faute de gestion ou une erreur, une simple négligence ou un mauvais choix de gestion.

Les répercussions concrètes d'une mise en cause dirigeante

Les conséquences financières et juridiques liées à la mise en cause de la responsabilité du dirigeant peuvent être dramatiques et affecter directement votre patrimoine personnel, mais aussi votre carrière et votre vie privée. Ces conséquences varient selon le type de responsabilité engagée :

• Dommages-intérêts : en cas de faute de gestion établie, vous pourriez être contraint de verser des dommages-intérêts aux parties lésées, qu'il s'agisse de l'entreprise elle-même, des associés ou de tiers (clients, fournisseurs…). Ces indemnités sont destinées à réparer le préjudice causé et peuvent atteindre des montants considérables selon la gravité de la faute et l'ampleur du dommage.
• Sanctions pénales : les infractions pénales commises peuvent entraîner des amendes substantielles, pouvant atteindre 300.000 € pour les personnes physiques⁽³⁾. Dans le cas les plus graves, vous pourriez également être condamné à une peine de 5 ans d’emprisonnement⁽³⁾. C’est notamment le cas si vous procédez à un traitement de données à caractère personnel concernant une personne physique malgré l’opposition de cette dernière, lorsque ce traitement répond à des fins de prospection commerciale. En d’autres termes, dès lors qu’un traitement « illicite » est opéré à des fins commerciales, votre responsabilité peut être engagée.
• Frais de défense : en cas de poursuites judiciaires, les frais liés à votre défense (honoraires d'avocats, frais d'expertise, etc.) peuvent représenter des sommes importantes, souvent à votre charge.
• Conséquences financières indirectes : au-delà des impacts financiers directs, une mise en cause peut entraîner des conséquences indirectes tout aussi préjudiciables, comme une difficulté à obtenir des financements personnels ou professionnels.
• Interdiction de gérer : les dirigeants reconnus responsables de fautes graves dans la gestion de leur entreprise peuvent se voir interdire de gérer, diriger ou administrer toute entreprise pendant 15 ans. Cette sanction est particulièrement handicapante si votre carrière repose sur votre capacité à exercer des fonctions de direction.
• Impact réputationnel : au-delà des sanctions formelles, une mise en cause de votre responsabilité peut gravement nuire à votre réputation professionnelle et à votre crédibilité sur le marché, rendant difficile la poursuite de votre carrière de dirigeant.

Ces répercussions soulignent l'importance d'adopter des pratiques de gestion rigoureuses et conformes aux exigences légales.

Le RGPD, un investissement stratégique pour vous et votre entreprise

Souvent perçu comme une contrainte réglementaire ou un investissement supplémentaire, le RGPD constitue un levier économique pour les entreprises. En effet, se mettre en conformité avec le RGPD ne se résume pas à éviter une sanction administrative et financière : l’enjeu est de protéger vos actifs, de gagner en compétitivité et de renforcer durablement la confiance de vos parties prenantes (clients, partenaires, salariés, fournisseurs).

En imposant des obligations de transparence lors d’une violation de données, le RGPD incite les entreprises à investir dans des dispositifs de protection plus robustes et à adopter des pratiques de cybersécurité plus rigoureuses. Cette logique de prévention cyber a un effet immédiat : les risques d’usurpation d’identité et les coûts liés à la gestion des incidents cyber baissent significativement. Selon une étude publiée par la CNIL en juin 2025⁽⁵⁾, les notifications obligatoires imposées par le RGPD auraient ainsi permis d’éviter en France entre 90 et 219 millions d’euros de pertes liées à l’usurpation d’identité. Et ce sont les entreprises elles-mêmes (82 %)⁽⁵⁾ qui bénéficient de ces économies.

Le simple fait de limiter la collecte de données, de chiffrer les informations sensibles ou d’investir dans des systèmes informatiques sécurisés contribue à protéger votre écosystème d’éventuelles cyberattaques et des conséquences associées (indemnisations des préjudices cyber, enquêtes, pertes d’exploitation, réparation des atteintes à l’image…). Se mettre en conformité avec le RGPD envoie donc un signal fort à vos parties prenantes, de plus en plus attentives à la façon dont leurs données sont sécurisées : celui d’une entreprise responsable, fiable et digne de confiance.

Dans un contexte où la protection des données est devenue un critère de choix et un enjeu de réputation, le RGPD constitue ainsi un investissement stratégique, y compris pour les TPE/PME. En l’intégrant à votre politique de gestion des risques ou de RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), vous faites plus que respecter la loi : vous valorisez votre image, sécurisez votre croissance et préparez votre entreprise aux exigences de l’économie numérique.

Comment assurer la sécurité du traitement des données personnelles ?

Pour renforcer la sécurité des données personnelles que vous traitez, il vous incombe de :

• Recenser l’ensemble des traitements de données à caractère personnel au sein de votre entreprise ;
• Apprécier les risques engendrés pour chaque traitement (accès illégitime, modification non désirée ou disparition des données) ;
• Identifier les sources ou menaces de risques (sources humaines interne ou externe, source accidentelle ou malveillante, sources non humaines) ;
• Mettre en œuvre les mesures de sécurité appropriées pour garantir la disponibilité, la confidentialité et l’intégrité des données personnelles ;
• Minimiser les risques de pertes ou de piratage grâce à l’adoption de mesures de prévention adaptées ;
• Supprimer les données personnelles qu’il n’est plus nécessaire de traiter (expiration des durées de conservation, données devenues obsolètes ou non nécessaires au traitement…).

Pour chaque traitement de données personnelles, il convient ainsi de répondre aux questions⁽⁶⁾ :

• Qui ? Identifiez les responsables des services opérationnels traitant les données et établissez la liste de vos sous-traitants ;
• Quoi ? Identifiez les opérations de traitement réalisées ainsi que les catégories de données traitées, en particulier les données susceptibles de soulever des risques en raison de leur sensibilité (par exemple, des données relatives à la santé) ;
• Pourquoi ? Indiquez la ou les finalités pour lesquelles vous collectez ces données (par exemple, une relation commerciale) ;
• Où ? Déterminez les lieux où sont stockées les données et indiquez le pays vers lesquels elles sont éventuellement transférées ;
• Combien de temps ? Indiquez le temps de conservation des données et prévoyez de purger les données une fois ces durées de conservation arrivées à échéance ;
• Comment ? Précisez les mesures de sécurité mises en œuvre pour minimiser les risques ;
• Quelles personnes concernées ? Vérifiez que les personnes concernées ont bien été informées des traitements effectués sur leurs données personnelles et des droits dont elles disposent.

Le risque numérique, un sujet de gouvernance

In fine, la meilleure protection pour un dirigeant contre les risques cyber réside dans l'adoption de bonnes pratiques de gouvernance. Plusieurs stratégies peuvent être déployées :

1/ La mise en place de politiques et procédures claires pour la gestion des données personnelles traitées par votre entreprise permet de minimiser les risques d'erreurs ou de manquements. Ces dispositifs doivent être régulièrement mis à jour et portés à la connaissance de vos collaborateurs.

2/ La mise en œuvre de mesures de sécurité :

• le chiffrement des données,
• le gestion des accès,
• la sécurisation des systèmes (pare-feu, antivirus, supervision),
• la sensibilisation et la formation régulière de vos collaborateurs.

Ces mesures, associées à des contrôles internes efficaces, permettent de protéger les données personnelles et de détecter rapidement les incidents ou vulnérabilités.

3/ La traçabilité des actions est essentielle en cas d’incident cyber. Vous devez pouvoir démontrer en cas de contrôle de la CNIL qu’un plan de sécurité existe, que des contrôles sont réalisés et que des investissements ont été engagés. Cette documentation constitue un élément clé pour limiter votre mise en cause personnelle. L'adoption de ces pratiques de gouvernance permet de réduire votre responsabilité en démontrant votre diligence et votre professionnalisme dans l'exercice de vos fonctions.

Mise en cause de votre responsabilité et de celle de votre entreprise suite à un défaut de protection de données personnelles : l’accompagnement de Groupama

Malgré toutes les précautions prises, le risque zéro n'existe pas en matière de risque cyber. Raison pour laquelle souscrire des assurances spécifiques constitue un complément indispensable aux bonnes pratiques de gouvernance.

L'assurance Responsabilité Civile des dirigeants (RDD)

Pour vous protéger personnellement contre les risques financiers d’une mise en cause de votre Responsabilité Civile et/ou Pénale, il est recommandé de souscrire un contrat d’assurance Responsabilité des Dirigeants (RDD).

Ce contrat couvre vos frais de défense au civil, au pénal et devant les juridictions administratives, ainsi que les dommages et intérêts au civil en cas de condamnation⁽⁷⁾. Ce qui permet de protéger votre patrimoine personnel, notamment en cas de manquements aux obligations légales ou réglementaires de sécurité exigées par le RGPD.

Une assurance contre les risques cyber

Dirigeant, si votre entreprise exploite des données à caractère personnel et qu’elle est victime d’une cyberattaque, vous pourriez être contraint d’indemniser vos clients et/ou fournisseurs en cas de violation de ces données.

Face à ce risque, notre assurance Cyber Up protège votre entreprise. La garantie « Cyber Responsabilité », incluse dans notre contrat d’assurance, couvre notamment les frais de défense et conséquences pécuniaires de la Responsabilité Civile en cas de réclamation d’un tiers pour soustraction frauduleuse des données à caractère personnel placées sous sa garde.

En cas d’attaque informatique, avec la garantie « Gestion de crise » prévue au contrat, vous êtes également accompagné par une équipe de consultants juridiques (qui vous aident à répondre à vos obligations réglementaires) et d’experts en cybersécurité (qui établissent avec vous un diagnostic afin de prendre les mesures d’urgence nécessaires).