Conseils Biens et Responsabilités

Limitez l’accès des données informatiques

Seuls doivent pouvoir y accéder :

• les services concernés (par exemple, voirie et/ou urbanisme pour le fichier du cadastre), 
•  les personnes habilitées en raison de leur fonction.

Protégez-vous contre l’intrusion

Soignez vos mots de passe :

• ils doivent être strictement personnels et pas trop simples ;
• tenez-les secrets et remplacez-les régulièrement.

Mettez en œuvre :

• une fermeture automatique des logiciels lors d’une absence d’utilisation ;
• un horodatage pour connaître les auteurs de modifications ;
• un chiffrage des données transmises par Internet,
• un système d’identification des expéditeurs et destinataires.

Bon à savoir
Ces principes sont également applicables aux prestataires informatiques de la commune.
Signez avec eux un contrat écrit, indiquant leurs obligations en matière de sécurité et de confidentialité.

Adaptez la durée de conservation des données aux besoins réels

Ne conservez pas les données au-delà de ce qui a été fixé lors de la déclaration ou la demande d’autorisation à la CNIL.

Fixez une durée maximale de conservation en fonction de leur finalité :

• enregistrements de vidéo surveillance = 1 mois,
• informations concernant les demandeurs d’actes d’état civil = 1 an,
• données de l’état civil destinées à l’Insee pour des statistiques = 6 mois,
• fichier des demandeurs d’emploi = 1 an après chaque dernier contact avec un usager…

Au-delà, supprimez-les ou archivez-les (cf. loi du 15 juillet 2008 relative aux archives et ses décrets d’application) .

Circonscrivez le contenu des fichiers

Les informations enregistrées doivent être adéquates, pertinentes, restreintes et en rapport avec l’utilité et la finalité du traitement.

Les textes

• Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (modifiée par la loi relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel du 6 août 2004).
• Code Pénal (articles 226-16 et suivants) : le manquement à la sécurité des traitements informatiques est sanctionné de 5 ans d’emprisonnement et 300 000 € d’amende.